Een webapplicatie is software die je in je browser gebruikt, zonder iets te installeren. Je logt in, vult iets in of beheert gegevens. Een website toont vooral informatie; een webapplicatie doet iets met jouw gegevens.
Het verschil met een gewone website
Een website vertelt wat je doet. Een webapplicatie laat bezoekers of medewerkers iets doen: berekenen, boeken, inloggen, bestanden uploaden, gegevens bekijken.
De grens is niet scherp. Een contactformulier is al een beetje applicatie. Maar zodra gegevens worden opgeslagen, verwerkt en per gebruiker getoond, praat je over een webapplicatie. Je herkent er veel van uit het dagelijks leven: online bankieren, een webwinkelaccount, een planning waarin je inlogt.
| Website | Webapplicatie | |
|---|---|---|
| Doel | Informeren en aanvragen binnenhalen | Werk uitvoeren en gegevens beheren |
| Bezoeker | Leest, belt of vult een formulier in | Logt vaak in en bewerkt gegevens |
| Gegevens | Staan vooral vast in de pagina's | Worden opgeslagen in een database |
| Voorbeeld | Bedrijfssite met diensten en contact | Klantportaal, planning, boekingstool |
Voorbeelden uit het mkb
De meeste webapplicaties in het mkb vervangen werk dat nu in mail, Excel en telefoongesprekken zit.
- Klantportaal. Klanten loggen in en zien hun aanvragen, afspraken, documenten of facturen. Jij hoeft ze minder te mailen.
- Boekings- of aanvraagtool. Een bezoeker vult in wat hij wil, ziet direct wat het wordt en boekt of vraagt aan.
- Planning- of ritsysteem. Medewerkers zien hun werk voor vandaag en geven door wat er is gedaan.
- Portaal voor partners. Leveranciers, koeriers of installateurs loggen in op hun eigen deel.
- Intern overzicht. Eén scherm met aanvragen, status en documenten, in plaats van tien lijstjes.
Een eigen voorbeeld: voor ons transportbedrijf Hart voor Transport bouwden we een systeem met een boekingstool op de site, een klantportaal en een portaal met app voor koeriers. Vrachtbrieven komen als pdf met digitale handtekening, en het systeem maakt zelf de facturen, met een betaalpagina via QR-code. Alles werkt vanuit dezelfde gegevens. Meer lees je bij Hart voor Transport.
Wanneer heb je een webapplicatie nodig?
Wanneer hetzelfde werk steeds terugkomt, in meerdere handen gaat of fouten oplevert door overtypen. Is het een eenmalige of kleine taak, dan is een formulier of een bestaand programma meestal genoeg.
Je krijgt waarschijnlijk iets aan een webapplicatie als meerdere van dit rijtje kloppen:
- Je typt dezelfde gegevens op meerdere plekken in (mail, Excel, boekhouding).
- Klanten bellen of mailen vaak om de stand van zaken te vragen.
- Meerdere mensen werken aan hetzelfde dossier en je verliest overzicht.
- Je berekent of beoordeelt steeds volgens dezelfde regels.
- Standaardsoftware dekt maar een deel van je werkwijze, en je past je werk aan de software aan, in plaats van andersom.
Zit je met één of twee punten, begin dan klein. Een eerste versie met één taak is vaak beter dan een groot systeem dat niemand gebruikt.
Bouwen of een bestaand pakket gebruiken?
Gebruik een bestaand pakket als jouw werkwijze overeenkomt met wat het pakket doet. Laat bouwen als jouw manier van werken de kern van je bedrijf is of als pakketten niet passen.
- Standaardsoftware is snel beschikbaar en wordt door de aanbieder onderhouden. Je past je aan de software aan en betaalt vaak per gebruiker.
- Maatwerk volgt jouw werkwijze en kan precies de koppelingen hebben die je nodig hebt. Je bepaalt zelf wat erin zit, maar je hebt iemand nodig die het bouwt en onderhoudt.
- Een mix is vaak het slimst: bestaande boekhouding of mail blijft, en we bouwen alleen het stuk dat nergens past, plus de koppelingen ertussen. Zie koppelingen.
Het verschil tussen een website en een applicatie bepaalt ook de keuze voor het systeem eronder. Meer daarover in WordPress of maatwerk.
Wat er bij een webapplicatie komt kijken
Meer dan bij een gewone website: inloggen, rechten, opslag van gegevens, beveiliging, back-ups en onderhoud. Dat bespreek je vooraf.
- Inloggen en rechten. Wie mag wat zien en wijzigen? Een klant ziet alleen zijn eigen gegevens.
- Gegevens. Waar staan ze, wie heeft toegang, hoe lang bewaar je ze? Ga je met persoonsgegevens aan de slag, dan hoort daar een verwerkersafspraak en een privacyverklaring bij.
- Beveiliging. Een beveiligde verbinding, veilige wachtwoorden en regelmatige updates zijn het minimum.
- Back-ups. Als je gegevens kwijtraken, moet je terug kunnen.
- Telefoon. Medewerkers gebruiken het onderweg. Dan is een goed werkende mobiele versie, soms met een app, belangrijk. Zie app laten maken.
- Doorontwikkelen. Je ziet pas bij gebruik wat er nog mist. Reken op aanpassingen na de start.
Wat hoort in een eerste versie?
Alleen wat nodig is om één taak van begin tot eind te laten werken. Al het andere kan later.
Veel projecten lopen vast omdat alles in één keer moet. Kies liever het onderdeel dat nu de meeste tijd of fouten kost. Bouw dat, laat het een tijd draaien en kijk wat er in de praktijk nog mist. Zo betaal je niet voor functies die niemand gebruikt, en je collega's of klanten wennen stapsgewijs. Schrijf wel vooraf op wat je van de eerste versie verwacht, bijvoorbeeld dat klanten hun aanvraag zelf kunnen volgen of dat je niets meer hoeft over te typen. Dan kun je na afloop beoordelen of het gelukt is.
Zo pakken we het aan
We beginnen met het werk zoals het nu gaat, kiezen één onderdeel voor de eerste versie en laten je het ontwerp zien voordat we bouwen.
Je krijgt op papier wat er in de eerste versie zit en wat het kost. Pas na jouw akkoord bouwen en testen we, op telefoon en computer. De systemen die we voor klanten bouwen, gebruiken we eerst zelf in ons eigen bedrijf. Wil je weten wat dat voor jou kan betekenen, kijk dan bij webapplicatie laten maken.